Ordenar una oficina puede parecer una tarea desafiante y frustrante para muchas personas. Sin embargo, en este artículo, encontrarás una guía paso a paso para lograrlo de manera efectiva y segura. Descubre cómo aprovechar al máximo los espacios de trabajo y mantener tu oficina organizada para aumentar la productividad y el bienestar laboral. En el caso de que no te convezca realizar esta tarea tu solo, te recomendamos contactar con la empresa facility services Weldon donde tendrás a profesionales a cargo de estas tareas.

Características generales de una oficina de trabajo

Antes de comenzar a ordenar una oficina, es esencial conocer sus características generales. Las oficinas de trabajo suelen contar con diferentes espacios, como áreas de trabajo individual, salas de reuniones y espacios de almacenamiento. Además, los mobiliarios como escritorios, sillas ergonómicas, estanterías y archivadores son elementos comunes en cualquier oficina.

Pasos previos para planificar el ordenamiento de la oficina

El primer paso para ordenar una oficina es evaluar las necesidades laborales y el uso previsto de cada espacio. Si partimos del supuesto de que la oficina está vacía, es fundamental identificar las áreas específicas que se requerirán, como zonas de trabajo, recepción, salas de reuniones y áreas de descanso. Planificar la distribución adecuada de los mobiliarios y equipamientos garantizará un espacio de trabajo funcional y productivo.

Diseño ergonómico y funcional

Es importante asegurarse de que los escritorios, sillas y demás mobiliarios estén dispuestos ergonómicamente para promover la comodidad y la salud de los empleados. Además, considera el flujo de trabajo y la accesibilidad a los recursos compartidos para facilitar la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.

Elección adecuada del mobiliario y equipamiento

Selecciona mobiliarios de calidad y funcionales que se ajusten a las necesidades de la oficina. Utiliza archivadores y estanterías para mantener el orden y la organización de documentos y suministros. Asegúrate de contar con suficiente espacio de almacenamiento para evitar la acumulación de objetos innecesarios en los escritorios.

Comienza por deshacerte de lo que no necesitas

El primer paso para ordenar tu oficina es deshacerte de todo lo que no necesitas. Esto incluye papeleo antiguo, suministros que no usas, y cualquier otra cosa que acumule polvo. Puede ser difícil deshacerse de cosas, pero es importante ser realista sobre lo que necesitas y lo que no. Si no has usado algo en el último año, es probable que no lo necesites.

Organiza tus cosas

Una vez que hayas desechado las cosas que no necesitas, es hora de organizar las cosas que te quedan. Esto puede hacerse creando sistemas de organización. Hay muchos tipos de sistemas de organización diferentes, por lo que puedes encontrar uno que se adapte a tus necesidades y estilo. Algunos ejemplos de sistemas de organización incluyen cajones de archivo, carpetas colgantes, y contenedores.

Etiqueta todo

Una vez que hayas organizado tus cosas, es importante etiquetarlas para que puedas encontrarlas fácilmente. Esto puede hacerse con etiquetas adhesivas, etiquetas de cinta, o incluso con tu propia escritura. Etiquetar tus cosas te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de encontrar lo que necesitas.

Ordenando la oficina de manera cronológica

Despejar y limpiar

Comienza despejando completamente el espacio. Elimina cualquier residuo o mobiliario innecesario. Luego, realiza una limpieza profunda de la oficina, incluyendo ventanas, suelos y superficies.

Zonificación

Divide la oficina en zonas específicas según las necesidades laborales. Establece áreas de trabajo individual, espacios de reuniones y lugares de descanso.

Distribución de mobiliario

Coloca el mobiliario de manera estratégica en cada zona. Asegúrate de que haya suficiente espacio para moverse libremente y que los escritorios estén orientados hacia la luz natural, si es posible.

Organización de documentos y suministros

Utiliza archivadores, estanterías y cajas de almacenamiento para mantener documentos y suministros organizados y accesibles.

Recursos y materiales de limpieza y seguridad

Mantener una oficina ordenada implica contar con los recursos adecuados. Algunos de los materiales de limpieza y seguridad que nunca deben faltar son

• Limpiadores multiusos: Para limpiar superficies y mobiliarios de forma efectiva.
• Aspiradora: Para eliminar el polvo y la suciedad de alfombras y suelos.
• Guantes y mascarillas: Para protegerse durante las tareas de limpieza.
• Productos de limpieza ecológicos: Para promover un ambiente de trabajo saludable y sostenible.
• Limpiacristales: Ayuda a mantener una apariencia profesional y sin manchas en las áreas de trabajo.
• Limpia-teclados: Es útil para eliminar la suciedad y los gérmenes que puedan acumularse en las teclas.
• Toallitas desinfectantes: Son prácticas para una limpieza rápida y puntual de superficies de uso común, como teléfonos, impresoras y otros elementos compartidos.

Consejos para el mantenimiento adecuado

Mantener el orden en la oficina requiere un esfuerzo continuo. Aquí hay algunos consejos para el mantenimiento adecuado:

• Establecer rutinas de limpieza: Programa sesiones regulares de limpieza para mantener la oficina en óptimas condiciones.
• Fomentar la responsabilidad compartida: Involucra a todos los miembros del equipo en el mantenimiento del orden y la limpieza.
• Organizar documentos digitalmente: Reduce el uso de papel y almacena documentos importantes en formato digital para ahorrar espacio físico y facilitar el acceso.
• Tomar unos minutos cada día para limpiar tu oficina te ayudará a evitar que se vuelva desordenada.
• La clave para mantener tu oficina ordenada es convertirla en un hábito. Esto significa hacer de la organización una parte de tu rutina diaria.
• Cuanto más organices tu oficina, más fácil se volverá. Y cuanto más fácil se vuelva, más probable será que la mantengas ordenada.

Mantén tu oficina en óptimas condiciones

Una oficina ordenada y limpia no solo mejora la apariencia del espacio de trabajo, sino que también contribuye a aumentar la eficiencia y la productividad. Sigue los pasos y consejos de esta guía para mantener tu oficina organizada y asegúrate de contar con los recursos necesarios para una limpieza adecuada. ¡Aprovecha al máximo tu espacio de trabajo y disfruta de un ambiente laboral armonioso!